COME SCEGLIERE LE APPLICAZIONI PER COMUNICARE CON I NOSTRI CLIENTI

Quest’ultimo anno ci ha spinti a fare grande uso di strumenti digitali per comunicare con i nostri clienti e non solo. WhatsApp, Telegram, Skype, Zoom, Goolge Meet sono i più gettonati tra i servizi che abbiamo iniziato a utilizzare in modo molto frequente, spesso nostro malgrado.

È stato un anno molto ricco di innovazioni in campo informatico, le aziende proprietarie di queste applicazioni hanno man mano aggiunto nuove funzioni, con il risultato che tutte sembrano fare un po’ le stesse cose.

Ma è davvero così?

Come è facile immaginare non c’è un’applicazione migliore in assoluto, piuttosto è indispensabile valutare quale tra le tante si adatti meglio alle nostre esigenze e capacità.

 

MESSAGGI DI TESTO, MESSAGGISTICA ISTANTANEA E CHAT

Più discreti di una telefonata, utili per scambi brevi, per darsi un appuntamento o per mantenere i contatti durante un follow-up, i messaggi di testo sono molto comodi e sicuramente molto usati anche prima della pandemia.

Non solo testo naturalmente, ma anche foto, video e documenti per rendere più ricche e complete le nostre comunicazioni.

Decaduto l’uso dell’SMS e del MMS, le applicazioni più usate sfruttano la rete Internet per trasferire messaggi e dati: WhatsApp, Telegram, Messenger e, più recentemente, anche Signal.

Elementi per la scelta

Oltre alle specifiche modalità di comunicazione, come ad esempio la possibilità o meno di creare gruppi di conversazione, un criterio fondamentale per la scelta è la diffusione di utilizzo.

Più un’applicazione è diffusa più è facile che anche il vostro cliente la utilizzi.

In questo senso WhatsApp è vincente. Anche Facebook Messenger è molto diffusa, tutti gli utenti Fb infatti possono accedervi facilmente. C’è poi Telegram, che nel mercato ha una posizione di tutto rispetto, anche grazie alla ricchezza di servizi offerti come i canali e i bot.
Signal, infine, si sta diffondendo rapidamente per la sua attenzione alla privacy.

Tutte queste app sono gratuite, il costo quindi non è un criterio di scelta, ma ricordate: se i vostri clienti non possiedono uno smartphone, i cari vecchi SMS sono comunque una soluzione sempre disponibile.

 

APPLICAZIONI PER VIDEOCHIAMATE

La videochiamata permette di vedere in volto gli interlocutori, le loro espressioni e questo aiuta moltissimo nella relazione con i clienti. La videochiamata può avere anche una funzione più pratica: ad esempio possiamo chiedere ai clienti di mostrarci lo spazio che desiderano riorganizzare o che stanno riorganizzando con noi, proprio mentre stiamo svolgendo la nostra attività di consulenza.

Le applicazioni più utilizzate sono: FaceTime, WhatsApp, Skype.

Elementi per la scelta

Anche in questo caso la diffusione può essere un utile criterio di scelta. A questo si possono aggiungere la facilità e la qualità delle chiamate, la presenza di chat e naturalmente la qualità della trasmissione video.

 

APPLICAZIONI PER VIDEOCONFERENZEVideo chiamata di gruppo o video conferenza, sempre di guardarci in volto si tratta. Se però, oltre a interagire comunicando con una o più persone, abbiamo la necessità di fare formazione, allora è utile distinguere tra diverse applicazioni. Le piattaforme per la videoconferenza, oltre a permettere l’interazione con molte persone – anche 200 e oltre nelle versioni pro – consentono anche la condivisione di presentazioni, documenti, la visione di video, la possibilità di creare delle sotto-riunioni, di comunicare via chat e, infine, di registrare.

Le più famose sono: Cisco Webex, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom.

 

Elementi per la scelta

La possibilità di registrare e il costo possono essere presi in considerazione come criteri di scelta, così come la diffusione: più è diffusa la piattaforma, più i nostri clienti si sentiranno a proprio agio, eliminando così lo stress di dover utilizzare un servizio non conosciuto.

Alcuni servizi nelle versioni gratuite pongono delle restrizioni rispetto al numero massimo di persone collegate, oltre a limitare la durata della sessione e la possibilità di registrazione.
Se scegliamo le versioni gratuite sarà necessario valutare con attenzione tutte queste condizioni.

Lavorando con i clienti aziendali potrebbe accadere che sia l’azienda stessa a stabilite quale piattaforma utilizzare, in questo caso è indispensabile sapersi adattare.

 

LA SICUREZZA E LA PRIVACY UN CRITERIO DA TENERE SEMPRE IN CONSIDERAZIONE

La sicurezza dei propri dati e la tutela delle informazioni personali sono sicuramente temi da tenere in considerazione nella scelta delle applicazioni per comunicare. Tuttavia, non è semplice stabilire il livello di sicurezza e privacy per ognuna.

La crittografia end-to-end è un buon punto di partenza. Con questo tipo di crittografia nessuno, a parte chi sta comunicando, riesce a visualizzare i messaggi in chiaro.

Messenger e WhatsApp la utilizzano, ma nel primo caso è necessario impostarla all’avvio di ogni conversazione, nel secondo è sempre attiva.

Telegram non utilizza la crittografia end-to-end nello scambio dei messaggi normali, ma la utilizza solo per le chat segrete, le quali vengono anche eliminate dai dispositivi di entrambi gli utenti e dal server.

Ma se il problema della scelta ricade sul criterio della privacy, forse la domanda da porsi è sulla natura del messaggio, molto probabilmente quelli che scambieremo con inostri clienti non avranno questo tipo di problemi.

 

PER CONCLUDERE, ALCUNI SUGGERIMENTI

• Quando è possibile utilizza l’autenticazione a due fattori o l’OTP (One-time password). Dopo aver inserito la tua password, dovrai inserire un codice valido una sola volta inviato sullo smartphone.
• Aggiorna le applicazioni. Se si sono riscontrati dei problemi di sicurezza, l’ultima versione contiene gli aggiornamenti necessari per rendere l’App più sicura.
• Prima di utilizzare un’applicazione datti il tempo di familiarizzare, se necessario programma delle prove. In questo modo sarà più facile gestire l’intero incontro e potrai concentrati sulle ciò che conta: il tuo cliente.
• Quando utilizzi la webcam verifica cosa viene ripreso. Utilizzare questi strumenti vuol dire fare entrare in “casa” propria molte persone. Valuta la possibilità di trovare uno spazio neutro o utilizzare gli sfondi.
• Condividi i contenuti, non la tua scrivania. Evita di condividere il desktop, potrebbero esserci informazioni che non vuoi realmente condividere con altre persone. Condividi solamente i contenuti (presentazioni, pagina web, foto…).
• Durante le riunioni non condividere i link sui social altrimenti faciliti l’ingresso di persone non autorizzate. Se vuoi creare un evento di portata più ampia valuta la possibilità di utilizzare strumenti adatti, come Cisco Webex Events e GoToWebinar, o utilizza i social e le dirette realizzabili su Facebook, Instagram, YouTube, così l’interazione sarà più limitata, gestita da te e potrai evitare intromissioni non desiderate.
• Attenzione alla condivisione di file con utenti non conosciuti o che non reputi sicuri.

 

E tu, tutto considerato, quale scegli?

 

Elena Gremese

www.elenagremese.it