Nel Manifesto di APOI al punto n. 2 si legge “Organizzare è semplificare”.

Penso che questo concetto sia in grado di rappresentare in modo molto efficace quella che è l’essenza dell’organizzazione.

Se provi a pensare al ritmo serrato a cui gli impegni quotidiani personali e lavorativi ti sottopongono, risulta chiaro come rendere le cose più semplici sia essenziale per vivere con minore stress e più tempo a disposizione da dedicare a quello che è importante per te.

Che si parli di gestione del tempo, degli spazi di casa e di lavoro o ancora della famiglia e dei numerosi altri ambiti in cui i professional organizer possono essere di supporto, quello che non bisogna dimenticare è che ogni persona è diversa e per questo la scelta di un metodo e degli strumenti organizzativi dovrà essere effettuata sulla base di quelle che sono le esigenze specifiche del cliente.

Per questo motivo, anche quando ci si chiede se sia meglio utilizzare strumenti digitali o analogici per la propria organizzazione personale, non esiste una risposta giusta.

Oggi ti voglio parlare più nel dettaglio dell’agenda, uno strumento di organizzazione imprescindibile per i P.O., che aiuta a tenere traccia delle scadenze e degli impegni, diminuendo il rischio di incorrere in dimenticanze e di immagazzinare troppe informazioni a livello mentale.

Il nostro cervello, infatti, non è pensato per contenere un numero di informazioni troppo elevato e funziona un po’ come la memoria RAM di un computer: quando è troppo piena rallenta le prestazioni e ha bisogno di essere ripulita.

La scelta di utilizzare uno strumento cartaceo o digitale è in generale dettata in primo luogo da una preferenza personale, ma deve anche essere basata su una domanda fondamentale che dovresti porti per valutare al meglio se sia lo strumento più adatto per te: quale utilizzo vuoi farne?

 

Strumenti su carta: pro e contro

Sicuramente utilizzare uno strumento analogico può essere un’ottima scelta se preferisci una soluzione personalizzabile che sia fatta su misura per te.

Le opzioni sono svariate, basti pensare per esempio al Bullet Journal (conosciuto anche con l’acronimo BuJo), che consiste proprio in una sorta di diario in cui oltre ai propri impegni si possono appuntare pensieri, spese, e liste di tutti i tipi.

Esistono poi numerose agende che si distinguono per dimensione, rilegatura, suddivisione temporale (giornaliera, settimanale, mensile) e allo stesso modo puoi trovare planner o calendari da tavolo o da appendere, ottimi se devi lavorare in ufficio o se svolgi un’attività commerciale in cui è importante avere una visione di insieme degli impegni mensili.

In generale, un supporto cartaceo ha il vantaggio di poter essere sempre disponibile senza necessitare di energia per funzionare, se ci pensi è sufficiente una penna o una matita da tenere a portata di mano.

Per contro, le agende su carta possono essere una soluzione ingombrante, oltre a richiedere anche un controllo autonomo degli impegni, in assenza di promemoria da impostare per aiutarti a tenere traccia delle scadenze.

 

Strumenti digitali: pro e contro

Dall’altro lato troviamo tutte quelle soluzioni digitali (app e software online), che sicuramente si rivelano comode se sei spesso in viaggio o non hai un ufficio fisico dove tenere un’agenda o un planner da tavolo, sebbene oggi – come abbiamo già anticipato– siano disponibili diverse soluzioni in formato mini che possono ovviare a questi problemi.

Allo stesso modo, se devi condividere i tuoi impegni con la famiglia o con i colleghi di lavoro troverai sicuramente più funzionale una soluzione digitale, su cui impostare magari anche promemoria e sveglie per non rischiare di dimenticare una scadenza importante.

I contro di queste soluzioni sono sicuramente la necessità di verificare con continuità la disponibilità della batteria e una rete Internet funzionante per poterle sfruttare in modo ottimale, inoltre non sono del tutto personalizzabili come quelle analogiche, anche se oggi sono disponibili sempre più soluzioni per inserire codici colore, etichette e appunti aggiuntivi che hanno appunto l’obiettivo di rendere questi strumenti più personali.

Analizzate le principali differenze di questo strumento, quello che è importante ricordare e che rimane valido a prescindere dal tipo di soluzione che scegli di utilizzare, è che ci sono alcune caratteristiche base che una buona agenda deve sempre possedere per essere efficace:

1. Affidabile

Ogni buona agenda che si rispetti deve poter essere un supporto fidato a cui fare riferimento quando devi valutare se inserire un impegno in più o in meno sulla base della giornata, della settimana, o del mese;

2. Funzionale

Non importa che tu abbia scelto di scrivere a mano tutti i tuoi impegni o che tu abbia preferito affidarti a un programma come Google Calendar, quello che è fondamentale è che funzioni per quelle che sono le tue esigenze e non sia uno strumento che ti fa perdere più tempo del solito (altrimenti non è quello giusto per te);

3. Comoda

Un’agenda dev’essere comoda da utilizzare sia in termini di ingombro, sia in termini di utilizzo vero e proprio. Come si diceva, se per esempio viaggi per la maggior parte del tempo, forse sarà più utile preferire un’agenda digitale;

4. Immediata

Una buona agenda non deve intralciare la tua organizzazione, ma renderla più agevole. Non è facile trovare la soluzione più adatta sin da subito e per questo è bene testare più soluzioni prima di scegliere, tenendo sempre presente che l’obiettivo finale è quello di trovare un valido assistente per le tue giornate.

 

Beatrice Cavalleri