Consigli efficaci per integrare lo smart working

Il concetto di smart working (lavoro agile) pone la persona, dipendente o libera professionista, al centro dell’organizzazione, assegnandole maggiore responsabilità e autonomia.

Quest’approccio le permette di gestire meglio l’equilibrio tra vita privata e lavorativa, ottenendo una maggiore serenità, una produttività personale superiore e, non ultimo, una valorizzazione delle attività svolte.

 

Definizione e crescita dello smart working

Le prime tracce di concetti simili allo smart working risalgono principalmente agli anni Settanta e Ottanta, negli Stati Uniti, quando si cominciò a discutere di telelavoro. La sua adozione su larga scala e la definizione più precisa delle sue pratiche sono emerse soprattutto negli ultimi due decenni. La crescita di questo tipo di lavoro è stata sempre più significativa, accelerata soprattutto dalla pandemia di COVID-19.

Prima di tutto è necessario chiarire che lo smart working può essere svolto in qualsiasi luogo nel quale ci siano determinati parametri lavorativi, questo significa che le persone possono lavorare da casa, da spazi di coworking, da hotel o da qualsiasi altro luogo connesso. In generale, lo smart working offre la libertà di scegliere il luogo più adatto alle proprie esigenze e preferenze. È importante sottolineare che queste condizioni non si applicano universalmente, ma sono specifiche del settore tecnologico e non sono quindi adatte a tutte le professioni.

Questo articolo offre preziosi consigli su come gestire il tempo in modo disciplinato, nel contesto dello smart working, ottimizzando l’agenda lavorativa e personale, identificando abitudini produttive e, infine, puntando all’efficienza semplificandone le procedure.

Vediamo punto per punto cosa è possibile fare.

 

Ambiente di lavoro

Crea uno spazio di lavoro comodo e ben illuminato, evitando di lavorare dal letto o dal divano. Mantieni, inoltre, il tuo spazio ordinato per ridurre le distrazioni e aumentare la concentrazione.

Pianificazione e organizzazione

Stabilisci obiettivi chiari nel periodo desiderato e programma le attività utilizzando un’agenda condivisa. Organizzarsi per obiettivi è fondamentale, senza obiettivi manca il focus.

Pianifica le attività quotidiane

Utilizza le to do list per gestire le attività in base a urgenza e importanza, mantenendole allineate con il tuo responsabile. Inoltre, stabilisci controlli regolari per la valutazione, che possono avvenire sia in collaborazione con il responsabile che in autonomia.

Comunicazione efficace

La comunicazione a distanza è fondamentale, utilizza un linguaggio neutro, sintetico e positivo per garantire un’efficace comunicazione sul tema. Inoltre, è essenziale mantenere le informazioni aggiornate utilizzando le liste.

Gestione del tempo

Gestire il tempo e l’agenda sia negli aspetti lavorativi, sia in quelli personali, in modo disciplinato è essenziale. Identifica le abitudini che supportano o ostacolano la tua produttività. Punta sulla semplificazione e sull’efficienza delle procedure per completare il quadro e migliorare la gestione complessiva.

Benessere mentale e fisico

Segui una sequenza di fasi ben definite: inizia con la preparazione mentale, concentrati sulla configurazione del tuo ambiente di lavoro e infine, stabilizza il tutto attraverso la creazione di un rituale di chiusura. Questo percorso ti aiuterà a mantenere una struttura coerente e a massimizzare la produttività nella modalità di lavoro da remoto.

Vita equilibrata

Prendersi delle pause è essenziale; inoltre è importante costruire connessioni con altri colleghi: partecipa a eventi sociali e relazionali, anche per continuare ad aggiornarti.

Feedback continuo

È fondamentale impegnarsi nel processo di dare e raccogliere feedback, creando così un ambiente di lavoro flessibile e reattivo, in parallelo è essenziale sperimentare nuove idee e miglioramenti costanti.

Sicurezza informatica

Assicurati di avere una connessione internet stabile, per evitare interruzioni durante il lavoro da remoto, e mantieni il tuo software e le applicazioni aggiornati per prevenire vulnerabilità di sicurezza.

Collaborazione virtuale

Sfrutta piattaforme di documenti condivisi per favorire la collaborazione e la comunicazione. Inoltre, pianifica attività di team building virtuali per mantenere un forte legame di appartenenza e garantire un allineamento preciso sugli obiettivi.

 

Promuovere lo smart working: benefici per aziende e dipendenti

Le aziende dovrebbero promuovere e favorire lo smart working poiché la flessibilità che offre non solo aumenta il benessere e la produttività dei dipendenti, ma permette anche un migliore equilibrio tra vita professionale e personale.

Consentendo ai dipendenti di lavorare in un ambiente più confortevole e familiare si riducono le distrazioni e si incrementa il focus e l’efficienza nel compiere le proprie mansioni.

Inoltre, il risparmio di tempo e denaro derivante da spostamenti e viaggi per raggiungere il luogo di lavoro può tradursi in un maggior impegno alle attività lavorative e una riduzione dello stress associato alla vita quotidiana.

Lo smart working deve essere visto come un’opportunità per le aziende di adattarsi ai nuovi modelli di lavoro del XXI secolo.

Investire in questa modalità di lavoro ricade sia sui dipendenti, migliorando il loro benessere e la loro produttività, sia sulle aziende stesse, che possono godere di una maggiore flessibilità, innovazione e adattabilità ai cambiamenti del mercato e della società.

G.Loredana Fusco

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