Le procedure sono uno strumento efficacissimo per lavorare meglio e mantenere alti gli standard, anche se non sempre le organizzazioni ne sono convinte e ci lavorano sul serio, al netto delle aziende di successo ovviamente.

Vediamo insieme i benefici di avere delle procedure efficaci, gli ostacoli allo sviluppo di procedure efficaci e gli step da seguire per realizzare delle ottime procedure.

 

I benefici di avere delle procedure efficaci

Con delle buone procedure i compiti vengono svolti con degli standard fissati a monte: con i medesimi tempi, i medesimi criteri e la medesima qualità. Inoltre consentono di insegnare e apprendere rapidamente un processo ottenendo sempre lo stesso risultato. La qualità può, quindi, essere standardizzata.

 

Gli ostacoli allo sviluppo di procedure efficaci

Spesso accade che un imprenditore o un professionista consideri una perdita di tempo la realizzazione di procedure che si riferiscono ad azioni particolarmente ovvie per lui perché reputa che chiunque potrebbe o dovrebbe “arrivarci da solo”.

Infatti, i collaboratori fanno esattamente questo: ci arrivano da soli, svolgono il compito e, salvo imprevisti, lo portano a termine.

Questo però comporta probabilmente che il lavoro viene fatto secondo i loro tempi, criteri e qualità. In altre parole, con i loro standard, che non necessariamente sono quelli dell’organizzazione.

Gli step da seguire per realizzare delle ottime procedure

Basterà seguire sette passi questi sette passi:

1. Identificare la procedura da creare
2. individuarne lo scopo
3. elencare i passaggi chiave
4. disegnare la radice principale
5. inserire le variabili
6. completare le istruzioni dei passaggi
7. archiviare la procedura.

 

1. Identificare la procedura da creare

Quando non vedrai l’ora di creare delle nuove procedure, ricordati di non esagerare: potenzialmente possiamo schematizzare in procedure l’infinito, ma questo non è il nostro obie

tivo. Anzi, ci danneggerebbe ostacolando il flusso di lavoro.

Per identificare le procedure chiave ecco alcune domande con cui iniziare per chiare le tue priorità:

• Cosa serve fare meglio?
• Quale compito porta via più tempo?
• Quale attività, se automatizzata, farebbe ottenere maggiori risultati?

 

2. Individuare lo scopo

Lo scopo, quando è chiarito, fa luce sul tuo cammino. Dopo aver individuato la mansione o il processo da schematizzare in una procedura, dobbiamo focalizzarci sullo scopo che vogliamo raggiungere: perché esiste quella mansione? Quale è il suo scopo?

Dal momento che la procedura dovrà portare un risultato uguale, se non addirittura superiore, rispetto al modo attuale in cui le cose vengono fatte, è importante chiarire a noi stessi quale sia il risultato ideale che intendiamo ottenere.

In funzione del risultato sarà utile mettere in discussione lo svolgimento di quella mansione.

Infatti, è possibile accorgerci di eventuali falle nel nostro sistema, solo se ripartiamo dal punto zero, con le domande:

• Perché lo facciamo?
• Perché in questo modo?
• Esiste un modo migliore per farlo?

Per evitare di creare procedure errate o posticce, devi spendere del tempo a chiarire questo passaggio e metterlo per iscritto, altrimenti resteranno solo idee fumose.

 

3.Elencare i passaggi chiave

Creare una procedura significa scrivere la sequenza delle azioni da compiere per portare a termine un processo. Il modo più semplice per farlo è una usare lista sequenziale.

Un esempio è l’elenco che segue, pensato per la procedura “cottura della pasta”:

1. Mettere una pentola piena d’acqua sul fornello;
2. accendere il fuoco e portarla a bollore;
3. salare l’acqua e calare la pasta;
4. attendere il tempo di cottura girando con un cucchiaio di tanto in tanto;
5. scolare la pasta utilizzando uno scolapasta.

Dunque, non dobbiamo fare altro che individuare un compito da schematizzare in procedura ed elencarne i passaggi chiave.

 

4. Disegnare la radice principale

Quella che abbiamo disegnato fin qui è una sequenza lineare: vale a dire una lista di azioni da compiere che porta a un risultato. Tuttavia, per creare delle procedure di alcune mansioni, una semplice lista in sequenza potrebbe rivelarsi insufficiente, poiché alcune azioni possono variare a seconda della situazione che si verifica al momento (es. una interazione con un cliente).

In quei casi, alcuni compiti da svolgere devono prevedere che ad un’azione corrispondano più opzioni, ovvero:

• Se accade “A” svolgere l’azione da compiere “B”;
• se accade “C” svolgere l’azione da compiere “D”;
• se accade “E” svolgere l’azione da compiere “F”, e così via.

Tuttavia, dal momento che una sequenza non è sufficiente per definire le varie combinazioni delle molte variabili, per prima cosa è utile concentrarsi su passaggi principali, senza considerare le variabili, pensando solo allo svolgimento della mansione nella situazione ideale, svolta dal collaboratore ideale, con il cliente ideale (se previsto).

Questo perché, in questa fase, ci interessa individuare la radice principale della procedura: la sequenza di azioni minime necessarie per svolgere la mansione nella sua interezza.

5. Inserire le variabili

Ora possiamo aggiungere le variabili ai passaggi chiave individuati precedentemente. Come detto, potrebbero esserci molte variabili da considerare nella nostra sequenza di azioni. Esse sono rappresentate da dei bivi nella sequenza:

• se accade “A” svolgere l’azione da compiere “B”;
• se accade “C” svolgere l’azione da compiere “D”;
• se accade “E” svolgere l’azione da compiere “F”.

Questo è l’esempio di come completeremo il diagramma della nostra procedura.

 

 

Attenzione però: considerare ogni variabile nello svolgimento di una mansione potrebbe portare a un lavoro infinito. L’obiettivo di una procedura è di ridurre tutte le variabili di ogni passaggio al minimo, in genere due o tre.

6.Completare le istruzioni dei passaggi

Può capitare che i vari passaggi non necessitino di ulteriori spiegazioni poiché la procedura è chiara di per sé. Viceversa, è bene prevedere un completamento della procedura con una spiegazione sintetica ed esaustiva di ciò che va fatto in ogni passaggio.

 

7.Archiviare la procedura

L’ultimo passo di questo percorso per la creazione di una procedura perfetta è l’archiviazione della stessa.

Archiviare una procedura significa compilare una scheda che riporti i passaggi chiave e alcune informazioni fondamentali per l’efficacia della procedura stessa.

Accade spesso, infatti, che le procedure vengano create, illustrate e spiegate ma, dopo poco tempo, dimenticate.

Questo accade perché la routine prevale sul buon senso: nei momenti di crisi non facciamo ciò che sappiamo di dover fare, ma ciò che siamo abituati a fare. Quando le cose si fanno impegnative, in mancanza di un controllore che ci riporti sui binari, torniamo a svolgere la mansione “a modo nostro” invece di seguire la procedura.

Per questa ragione è essenziale stabilire alcuni parametri della procedura, fra cui:

• quali sono le persone coinvolte;
• che ruolo hanno;
• chi ha il compito di monitorare lo svolgimento corretto della procedura;
• come si esegue tale verifica (quali sono gli indicatori di performance della procedura);
• a chi vengono riportati i dati e in che occasione.

 

Gli ambiti di applicazione sono tanti: gestione di un nuovo cliente, procedura di vendita o di archiviazione documentale, non ti resta che provare a creare una nuova procedura seguendo questi semplici passaggi.

 

 

 

Raffaele De Simone

 

www.tsemplifico.it