La fondamentale premessa per la riuscita di una riunione è…
almeno sapere perché la stiamo convocando e con chi.

“Di questa cosa bisogna che ne parliamo!
Dobbiamo vederci almeno una volta alla settimana! Fissiamo un meeting tutti i lunedì! Convochiamo una riunione urgente!”

Di queste frasi un poco perentorie probabilmente ne abbiamo pronunciate, o ne abbiamo sentite pronunciare, tante. E probabilmente le nostre agende sono puntellate di appuntamenti fissati per riunioni. Ma sono davvero efficaci? Fanno quello che promettono? Usciamo con la consapevolezza di aver risolto? Soprattutto (ed è il tema di questo articolo) prima di sederci a quei tavoli virtuali o fisici che siano, sappiamo di cosa parleremo?

Proviamo ad analizzare un po’ più a fondo questo processo di convocazione delle nostre riunioni in quattro punti, girando attorno al cuore stesso della convocazione che è l’ordine del giorno. Forse come dizione “ordine del giorno” risulta un po’ desueta, sembra di tornare indietro invece di andare avanti, sono pratiche che si facevano una volta. Può darsi, ma la teoria che sta dietro a questa pratica è quantomai ancora valida se non vogliamo sprecare quella risorsa che consideriamo preziosissima: il tempo.

 

Veniamo quindi ai quattro punti.

1. L’orario. Spesso le convocazioni delle riunioni hanno solo un orario di inizio. Ma se abbiamo stilato un Odg e lo abbiamo inserito nella convocazione, dovremmo poter indicare anche dei tempi di svolgimento e un orario di chiusura.
2. Il prima. Chi deve prendere parte alla riunione deve sapere prima se deve partecipare attivamente o solo come uditore per potersi preparare, deve sapere quanto tempo ha a disposizione per portare il suo contributo ed eventualmente per reagire a quello degli altri. Dovrebbe essere chiaro per ogni partecipante che ci si siede al tavolo con la consapevolezza del proprio ruolo e del proprio apporto. Difficile farlo se nella convocazione non c’è scritto. Difficile scriverlo se non lo abbiamo chiarito a monte.
3. L’Odg, ecco il cuore della nostra riunione, l’ordine del giorno: cosa ci proponiamo di discutere, risolvere, analizzare, proporre, impostare, definire, progettare, creare durante il tempo che abbiamo a disposizione. Chi prende la parola, quando e con quali modalità. Chi modera dando la parola, chi fa il resoconto. Quali materiali saranno presentati, quali azioni verranno decise e chi ne sarà responsabile.
   Più chiarezza nell’Odg significa lasciare fuori dalla discussione ciò che non c’entra, focalizzarsi sulle necessità e facilitare il lavoro di tutti. E anche dimostrare un certo rispetto per il tempo che coloro che partecipano mettono a disposizione.
   Attenzione, darsi un ordine del giorno non significa limitare la creatività o lo spazio di espressione di chi partecipa. Se serve convocare una riunione di brain storming dove è necessario lasciare pieno sfogo alla creatività, alla spontaneità, alle proposte fuori dagli schemi lo si farà con un Odg ad hoc che preveda, appunto, uno spazio libero che abbia comunque un inizio ed una fine e qualcuno che ne tira le fila al termine.
   L’Odg serve a esplicitare l’obiettivo della riunione e a renderlo chiaro ai partecipanti. Qualsiasi esso sia. E, a volte, serve anche a chi lo stila per chiarirsi le idee ed avere ben presente il risultato che vuole ottenere.
4. Il dopo, cioè “chi-fa-cosa-quando”. Durante la riunione possono essere prese decisioni che richiedono un’azione successiva, deve essere chiaro il mandato di ognuno e le tempistiche con le quali questo debba essere svolto.

 

 

Vediamo insieme questo esempio

• C’è la data e l’ora di inizio, ma non l’ora in cui terminerà.
• Bene la location perché è indicata anche la sala e non solo la sede.
• Bene l’elenco dei partecipanti così ognuno sa chi avrà di fronte.
• Ma chi deve dire cosa? E soprattutto di cosa si discute? Quale obiettivo si pone chi ha convocato la riunione?

Forse fare l’ordine del giorno prima di una riunione e inviarlo con un certo anticipo richiede un po’ di fatica, ma ciò che se ne ricava è decisamente maggiore della fatica che ci è costato. Provare per credere.

 

Sara Mantovani

 

 

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Linkedin: @saramantovani