O meglio, l’uso completo della risposta automatica

Prima di cominciare ad usare l’out of office in modo più creativo e completo, l’unica cosa che mi veniva in mente, pensando alla risposta automatica “fuori ufficio”, erano le vacanze. Forse, anche per questa ragione, il tema dell’out of office mi sta simpatico e non dimentico mai di sollecitarne l’uso ai miei clienti.

Ci sono infatti molti modi utili di utilizzare la risposta automatica. Già potremmo cominciare a chiamarla con il suo nome: risposta automatica.

Il più delle volte, come si diceva sopra, questa e-mail ci viene in aiuto quando fisicamente non siamo in ufficio e siamo legittimamente lontani non solo dal luogo di lavoro, ma anche dal lavoro stesso.

Più intelligentemente, dovremmo imparare a vedere la risposta automatica come un alleato anche quando siamo fisicamente sul luogo di lavoro e stiamo lavorando, ma non abbiamo la possibilità o la volontà di consultare, trattare e rispondere alle e-mail.

Vediamone insieme sia alcune regole di comportamento che modalità di utilizzo.

1. Brevità e chiarezza: fate in modo che il vostro messaggio vada dritto al punto e indichi chiaramente il periodo di assenza. Ricordatevi di cambiarlo se cambiano le vostre esigenze.
2. Oggetto: siate ficcanti, ad esempio indicate già qui quando tornerete o il motivo dell’assenza: “sono in riunione fino alle 11.00”, “sono in fiera oggi e domani 15-16 marzo”.
3. Contatti alternativi: se è il caso indicate colleghi o collaboratori in grado di aiutare in vostra assenza, senza dimenticare i loro contatti.
4. Indicate la ragione se è utile: ad esempio se il messaggio è rivolto ai colleghi interni e siete in una riunione con l’amministratore delegato.
5. Rientro: indicate, soprattutto se non potete includere contatti alternativi, quando sarete in grado di rispondere in modo da non far sentire i vostri interlocutori abbandonati.
6. Personalizzazione: se possibile indicate messaggi diversi per colleghi e utenti esterni. Oppure, all’interno del messaggio stesso, indicate diverse informazioni per diversi interlocutori. In questi casi fate attenzione a non dimenticare nessuno.
7. Quando impostarla. In circostanze ovvie: vacanze, viaggi di lavoro, conferenze, formazione, malattia, permessi di maternità/paternità. Qui nemmeno ci perdiamo tempo, siamo già tutti esperti.
8. Quando impostarla. In circostanze meno ovvie: qui apriamo una parentesi interessante. In molti contesti, sia aziendali che di liberi professionisti, si è abituati a un alto tasso di responsivness si teme di deludere i nostri interlocutori se non rispondiamo immediatamente o quasi. Se i nostri interlocutori ricevono invece una risposta automatica il cui oggetto è già significativo, si sentiranno ugualmente accuditi, anche se non proprio coccolati. Vediamo alcuni esempi.
   • Stiamo eseguendo un lavoro molto lungo, che magari coinvolge altri colleghi o collaboratori, e desideriamo sia che la nostra concentrazione non venga distratta, sia che il tempo che gli altri ci dedicano sia rispettato. Impostiamo un messaggio automatico che dica esattamente questo e che indichi i tempi di assenza.
   • Sappiamo che ci saranno lavori di manutenzione ai sistemi informatici (di solito questo è un messaggio che arriva agli utenti interni di un’azienda) che ci impediranno di accedere al server aziendale o ai dati che ci servono per interloquire: avvisare anche gli utenti di questo impedimento esterni sarà molto apprezzato.
   • Stiamo organizzando o partecipando a eventi aziendali che coinvolgono solo una parte dei nostri colleghi, sarà utile informare gli utenti interni con un messaggio personalizzato diverso da quello indirizzato agli utenti esterni.
   • È un periodo di lavoro molto intenso, avete delle consegne da rispettare e sentite la necessità che le mail non vi distraggano dal portare a termine le attività entro le scadenze. Avvisate i vostri interlocutori che, sebbene li abbiate abituati a esserci sempre, in questi giorni le risposte potrebbero essere un po’ più lente.
   • Se state per cambiare lavoro non limitatevi al messaggio di saluto inviato urbi et orbi l’ultimo giorno per congedarvi dall’universo mondo, cominciate invece qualche settimana prima con messaggi automatici che avvisino (abituino!) i clienti a indirizzarsi alla persona che vi sostituirà, o che diano informazioni su ciò che non è stato ancora delegato e magari suggeriscano un po’ di pazienza nella transizione.
   • Imprevisti. Se capita qualcosa che non è stato programmato, che vi porta lontano dal pc o vi rende impossibile rispondere alle e-mail, anche solo per qualche ora, impostate un messaggio che dica proprio questo, e cioè che è capitato un imprevisto e che farete del vostro meglio per rispondere il prima possibile. Forse i vostri interlocutori si sentiranno anche un po’ solidali con voi.
9. Promemoria: fate un test inviandovi una mail per essere sicuri che tutto funzioni e che le comunicazioni appaiano esattamente come volete. Ricordate di aggiornare anche i profili social se sarete assenti per molto tempo. Se non avete indicato un’automazione con un termine per la risposta automatica, rimuovetela al vostro rientro!
10. Creatività. Siate fantasiosi, individuate ciò che va meglio per la vostra attività e per i vostri clienti/collaboratori/colleghi, mettetevi nei panni di chi legge.

 

Questi 10 regole sono uno spunto, fatene tesoro e instaurate nuove abitudini sostenibili.

 

Sara Mantovani

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