“Non arrivo mai alla fine della mia to do list.”

“Non ho tempo per me.”

“È tutto in capo a me.”

“Lavoro sempre, ma mi perdo i pezzi delle cose che devo fare.”

 

Queste le frasi più comuni che le persone usano per condividere la difficoltà che sentono nel proprio lavoro.

Il più delle volte arrivano a noi dopo aver provato delle strategie organizzative e di aumento della produttività, sfruttando applicazioni, leggendo testi, ma senza aver trovato un sistema efficace che renda i suggerimenti e le teorie delle abitudini consolidate. Questo accomuna le persone che si rivolgono alla nostra figura professionale per risolvere delle difficoltà legate a tutto ciò che riguarda il proprio mondo del lavoro.

Ciò che invece le distingue sono le tipologie di figura professionale. Possono essere liberi professionisti, dipendenti, possono lavorare a tempo pieno o parzialmente, oltre a lavorare in luoghi differenti: in azienda, in ufficio, da casa o essere nomadi digitali. La tipologia di lavoro è sicuramente ciò che li distingue di più.

Questo a dire che tutti hanno un tempo lavorato e che ogni persona ha delle caratteristiche differenti, ma quello che è ambito del lavoro dei professional organizer è sempre lo stesso: ciò che nel proprio lavoro genera stress, malumore, procrastinazione, ciò che rende le persone non focalizzate, inefficaci e sfiduciate delle proprie capacità di gestione del lavoro.

 

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La nostra figura professionale entra in gioco per creare o per migliorare delle abilità organizzative che supportino l’individuo nella propria attività lavorativa ritrovando focus, produttività ed energia.

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Come lo fa?

In mille modi diversi! Questo è il bello della professione e anche del fatto che in APOI molti professionisti trattano questo tema, ognuno in modo differente o specializzandosi in alcuni aspetti specifici.

I principi sono gli stessi, ma le persone (i clienti) sono diverse. Qui entra in gioco la professionalità della nostra figura professionale che sa trovare la strategia giusta, lo strumento adatto, il percorso più efficace per fare in modo che la teoria non rimanga tale, ma venga calata sulle necessità e la realtà del singolo e si trasformi in operatività quotidiana, in buone abitudini.

 

Perché scegliere un contatto di APOI?

Perché essere in APOI significa crescere insieme, confrontarsi, condividere nuove conoscenze e, perché no, lavorare insieme. Il valore aggiunto dei professional organizer di APOI è proprio questo: aggiornamento continuo, incontri e occasioni di scambio, suggerimenti e condivisioni per ampliare la propria preparazione.

Ma non è sempre così semplice, prima di tutto vanno definiti i confini.

Una delle principali difficoltà che tanti professional organizer mettono in luce è definire la propria figura professionale con i clienti.

Un professional organizer infatti non è un consulente aziendale, non è un coach, non è un counselor, non è un operation manager, ma con tutte queste figure si può interfacciare e definire delle strategie vincenti.

 

Quali le caratteristiche del professional organizing?

Il punto chiave è l’individuo e la strategia è partire dal basso.

Questo significa che, indipendentemente dalla tipologia di lavoro e di lavoratore, i professional organizer lavorano con la singola persona: il rapporto è uno a uno.

Certo, se si tratta di formazione sarà differente, ma la consulenza è fatta con la persona. Perché è la persona a mettere in gioco le proprie abilità organizzative e a scegliere di fare un percorso di miglioramento secondo i propri bisogni e i propri obiettivi: ogni percorso sarà diverso e unico come unica e diversa è una persona.

Partire dal basso, poi, significa prendere in mano l’organizzazione delle piccole cose quotidiane: liste, agende, calendari, cartelle. Che siano analogiche o digitali, non cambia, si parte dall’operatività e dalla sua gestione.

Ciò che invece darà varietà al lavoro – e questo è il motivo per cui tanti sono i professional organizer che trattano questo ambito – è l’argomento su cui si andrà a lavorare:

• gestione dell’agenda;
• gestione del flusso di informazioni: mail, messaggistica, internet;
• gestione del flusso di lavoro: gestione dei progetti;
• archivio documenti, gestione spazi virtuali di lavoro;
• gestione spazi fisici di lavoro;
• produttività personale;
• equilibrio vita lavorativa vs vita personale;
• lavoro in team;
• lavoro da remoto, lavoro in trasferta.

Questo elenco non è certo esaustivo, ma vuole far capire come, nella pratica, i temi di lavori possano essere davvero tanti e a volte molto tecnici e specifici.

 

Andiamo al sodo, un caso pratico

Se l’elenco sopra ti è sembrato generico vediamo cosa può significare nella pratica e parliamo di Silvia.

Silvia (ovviamente il nome è di invenzione) si occupa dell’ufficio acquisti in una grande azienda e ha 57 anni. Le sue parole, queste sono vere, spiegano il perché si è rivolta a una figura professionale per migliorare la sua organizzazione personale, leggile con me: “faccio parte della categoria di persone che vogliono fare troppe cose e hanno disturbi di attenzione. Per un cambio di ruolo mi trovo a gestire una situazione che esige massima organizzazione e io non sono una persona molto organizzata. Ho un problema urgente e specifico: devo imparare ad organizzare la mia posta elettronica di lavoro su outlook e faccio veramente fatica perché ho poco tempo e molte email.”

Su cosa ha incentrato il lavoro, Chiara Battaglioni, socia senior qualificata APOI n. 29, che l’ha seguita in qualità di professional organizer?

Ecco l’elenco da lei stilato per aiutare Silvia nella gestione della posta elettronica:

1. come suddividerla

2. come gestirla e come archiviarla

3. come ritrovare velocemente una conversazione

Tre elementi apparentemente semplici, che, se affrontati in modo professionale e approfondito diventano volani di organizzazione personale. Ognuno uno spunto per suggerire strumenti digitali e analogici che promuovono comportamenti positivi, poi nuove abitudini e quindi routine quotidiane.

 

Ad ogni cliente il suo P.O.!

Tante strategie, tanti approcci, ma sempre con un unico risultato: dare al lavoro il giusto spazio, la giusta energia e… una buona organizzazione!

 

 

Selina Angelini e Chiara Battaglioni

Socia senior qualificata n.74 APOI e socia senior qualificata n.29