Ore 8.30 di un altro lunedì mattina.
Entro in ufficio e mi dirigo alla mia scrivania.
Appoggio la borsa, mi tolgo la giacca mentre il computer si accende.

Forse qualcuno da qualche parte ha detto di non farlo, ricordo di averlo letto in giro…
Non importa, io clicco.
Si apre Outlook (sostituire con altro client di posta a piacere).

Ecco fatto. 85 MESSAGGI NON LETTI. Più altro considerevole numero non ben quantificato di messaggi mezzi letti, non del tutto elaborati e comunque lì nella mia inbox che distolgono la mia attenzione da quello che mi ero proposta di fare stamattina. Cos’era che dovevo fare?

[La scena prosegue con una serie di epiteti più o meno coloriti su quanto amo il mio lavoro]

Quante volte abbiamo vissuto questa scena? Non si contano.

La mail è uno strumento tanto potente quanto estenuante: non possiamo farne a meno, sul lavoro e molto spesso anche nella vita privata, perché i suoi vantaggi sono indiscutibili.

Tuttavia, come molto spesso accade, qualcosa ci è sfuggito di mano e la mole di messaggi che ogni giorno dobbiamo elaborare per compiere a dovere il nostro lavoro sta diventando sempre più difficile da gestire.

La buona notizia è che esistono alcuni semplici accorgimenti che se messi in pratica poco alla volta ci possono aiutare a considerare la nostra casella di posta elettronica non più come un serpente velenoso da sfidare a mani nude, ma come una gentile segretaria al nostro servizio.

Io ne ho selezionati 5,

1. QUANTE VOLTE SUONA IL POSTINO? – Immaginate di essere a casa: sono le 8 e arriva il postino a consegnarvi la posta. Lo ringraziate e tornate alle vostre attività. Passa mezz’ora e il postino suona di nuovo con altra posta per voi: un po’ strano in effetti ma lo ringraziate, ritirate le buste e tornate in casa. Alle 9 però eccolo di nuovo con la pubblicità e un pacco per vostro marito: ok va tutto bene ma questo postino inizia un po’ a seccarmi. Alle 10 siamo già alla quarta visita del postino e sfido chiunque a non mandarlo debitamente a quel paese. Il primo consiglio che ti do è questo: controlla la posta elettronica solo in determinati e specifici momenti. Che sia due volte al giorno o una volta ogni due ore, questo dipende da ognuno di noi. Ma è importante circoscrivere il momento dedicato alle email. Non permettere al postino di farvi visita 50 volte al giorno! E possibilmente non come prima cosa del mattino.

2. MENO DI 2 MINUTI? … FALLO! – Se l’attività per elaborare definitivamente la mail in entrata ti richiede meno di due minuti, falla subito e avrai un pensiero in meno per la testa.

3. RIDUCI IL CARICO – E’ possibile ridurre il numero di mail in entrata: penso per esempio a tutte quelle newsletter a cui spesso ci iscriviamo ma che dopo un certo periodo non ci interessano più. Non avere paura del tasto “unsubscribe” se sai già che quella newsletter non la leggerei: potrai sempre tornare a seguirla in futuro. Se poi negli anni hai veramente esagerato con le iscrizioni a servizi di questo tipo, esiste un’applicazione web gratuita che si chiama me che scansione tutta la tua casella email, individua le sottoscrizioni e te le elenca in un’unica schermata. Potrai decidere con un semplice clic se mantenerla nell’inbox, cancellare l’iscrizione oppure inserirla nel “roll” ovvero una singola mail giornaliera con all’interno tutte le schermate di riferimento delle newsletter a cui sei iscritto. Da provare!

4. APPLICA FILTRI E REGOLE – Tutti i principali programmi di posta permettono di inserire dei filtri e delle regole pre impostate, per esempio per rispondere in maniera automatica ai messaggi di un certo tipo, per archiviare in una determinata cartella i messaggi di un certo mittente. Il mio consiglio è: dedica qualche minuto ad approfondire le potenzialità del tuo client di posta. Ne varrà la pena.

5. ORGANIZZA PER CATEGORIE – Le cartelle e i marcatori di Outlook, tanto quanto le etichette in Gmail sono uno strumento davvero prezioso per far sì che la casella di posta risponda alle nostre esigenze e necessità. Ci aiutano a ragionare sul contenuto del messaggio per strutturare un sistema che sia significativo per noi e che ci permetta di trovare più velocemente una mail, di rispondere in maniera adeguata e in tempi brevi a una determinata richiesta, di smaltire quella parte di lavoro arretrato sul quale non riusciamo mai a concentrarci e infine provare finalmente un forte senso di controllo nel lavoro di tutti i giorni. Quali categorie? Questo dipende in parte dalle caratteristiche del nostro lavoro, anche se ne esistono alcune che sono trasversali e che possono risultare utili indipendentemente dall’utilizzo che si fa della posta elettronica. Ma questa è un’altra storia, e te la racconto in un prossimo post.

E tu? Usi qualcuna di queste strategie? Oppure suggerisci la tua nei commenti!

Chiara Battaglioni
chiara.battaglioni@gmail.com