Lo sappiamo tutti: il tempo è il bene più prezioso che abbiamo. Purtroppo è un bene limitato, imprevedibile e irripetibile. Ecco perché imparare a usarlo aiuta a migliorare il nostro stile di vita e a renderlo sereno e appagante.

Il caos

Immagina che il tuo tempo sia come una scatola, uno spazio limitato e misurabile in minuti (o giorni), invece che in centimetri (o metri). Dentro ci sono i tuoi impegni: sparpagliati, ammucchiati e impilati ovunque, senza ordine, così tanti che la scatola rischia di scoppiare! Per non soccombere al caos puoi imparare a organizzare le tue attività nel tempo, esattamente come si fa con gli oggetti in uno spazio fisico.

Gli impegni sono tutte le tue attività, riguardano la cura di te, della famiglia (e gli affetti in generale), della casa e del lavoro. Sono le cose che stai facendo e quelle da fare che, per varie ragioni, ancora non hai compiuto. Queste ultime le riconosci perché rimbalzano continuamente nella tua mente come palline, ti distraggono e a lungo andare creano sovraccarico, ansia e persino frustrazione. Per eliminare il disordine, liberare la mente da queste brutte sensazioni e collocare nel tempo gli impegni in maniera efficiente (cioè senza spreco di tempo e di energia mentale), hai tre strumenti molto semplici e funzionali: la matrice del tempo, le liste e l’agenda.

Dal caos alla matrice del tempo: elimina il disordine

I tuoi impegni nella scatola-tempo sono troppi, ti serve capire quali sono le tue priorità per eliminare il caos nelle tue giornate.

La matrice del tempo è uno strumento pratico per decidere quali tenere e quali, invece, eliminare del tutto. È una tabella divisa in quattro quadranti, e ogni quadrante corrisponde a un tipo diverso di attività e ogni tipo di attività si distingue per il grado di urgenza e di importanza:

1. attività urgenti e importanti – sono quelle che hai rimandato finora oppure dovute a imprevisti ed emergenze; se non le risolvi subito, sono foriere di problemi e crisi;
2. attività non urgenti ma importanti – sono quelle che contano davvero per te, le tue opportunità di crescita; se le pianifichi e le porti avanti poco alla volta, raggiungi i tuoi obiettivi e migliori la tua vita;
3. attività urgenti ma non importanti – sono i tuoi “sì” trasformati in perdita di energia fisica e mentale; se non le deleghi, usi il tuo tempo a risolvere problemi altrui e a tralasciare i tuoi;
4. attività né urgenti né importanti – sono vere e proprie perdite di tempo; se non le elimini, continuerai a cercare sollievo in attività inutili e a tralasciare ciò che davvero conta per te.

Non sai come riconoscere le cose davvero importanti? Chiediti che cosa potresti fare con regolarità, e che ora non fai, per determinare un enorme cambiamento positivo nella tua vita personale e nel tuo lavoro.

Dalla matrice del tempo alle liste: classifica gli impegni

Le liste ci liberano la mente. Funzionano un po’ come le memorie esterne del computer, che hanno il compito di alleggerire e far funzionare meglio un computer sovraccarico. Nel momento esatto in cui scriviamo i nostri impegni in un elenco, li trasferiamo dal nostro cervello al foglio: subito la mente si libera dai pensieri ricorrenti e dalle emozioni spiacevoli.

Per prima cosa raccogli le informazioni, che possono essere: scontrini, ricevute, lettere d’avviso, biglietti d’auguri, appuntamenti medici, vecchie agende, gli appunti volanti… Insomma, qualsiasi cosa ti ricordi un’attività da fare.

Ora prendi la tua lista e procedi così: elimina le perdite di tempo con una riga (sono le più facili da riconoscere!), segna di delegare le perdite d’energia e di risolvere le urgenze il più in fretta possibile (datti una scadenza), evidenzia le attività davvero importanti per te.

Poi classifica gli impegni rimasti nella tua lista. Classificare significa organizzare le categorie, cioè i tipi di attività. Dividile in impegni di cui già conosci la scadenza e impegni ancora senza scadenza:

• impegni con scadenza – sono più facili da individuare. Possono essere pagamenti ricorrenti, iscrizioni a corsi, appuntamenti, compleanni e anniversari. Quando li segni sulla lista, aggiungi subito la data;
• impegni senza scadenza – si riconoscono perché non devono essere svolti in un momento preciso, ma decidi tu quando. Possono essere una serie di attività concatenate tra loro, impegni che dipendono da attività altrui, azioni che vorresti fare in futuro (forse, prima o poi), un elenco di cose da fare nuove, che è meglio segnare su una lista finché non diventano abitudini.

Dalle liste all’agenda: ottimizza il tempo

Ottimizzare il tempo significa utilizzarlo nel miglior modo possibile. Significa riporre nella scatola-tempo le urgenze a portata di mano e collocare gli impegni davvero importanti per te e per la tua vita nel posto più giusto, comodo e funzionale per te.

Ti spiego come farlo in tre passaggi.

1. Prendi la lista degli impegni con scadenza: sono i primi da inserire nell’agenda. Da questo momento, ogni volta che in futuro prenderai un impegno con una scadenza, segnalo subito in agenda: così sarà sempre aggiornata.
2. Periodicamente pianifica gli impegni senza scadenza attorno a quelli con scadenza. Meglio se lo fai una volta a settimana, ancora di più se verso la fine, per focalizzare le attività di quella successiva. Per scegliere che cosa fare prima, dopo e quando, segui le tue priorità.
3. Lascia lo spazio – ops, il tempo – tra un impegno e l’altro per gli imprevisti. Prevedi sempre gli imprevisti: se ci saranno, avrai il tempo per risolverli; se non ci saranno, avrai del tempo in più da usare come vuoi.

Segui questi tre passaggi con costanza: col tempo diventerà un’abitudine, magari farai dei cambiamenti, forse passerai dagli strumenti di carta a quelli digitali (o viceversa), di sicuro sperimenterai più metodi. Ognuno trova il suo sistema: la gestione delle attività nel tempo, infatti, è un percorso personale fatto di piccoli passi e tentativi.

 

di Alessandra Noseda