Tra gli ambiti di applicazione possibili in cui un professional organizer può specializzarsi, c’è quello legato al lavoro in azienda, dove l’obiettivo è quello di aiutare i lavoratori a migliorare la loro giornata lavorativa.

Il lavoro occupa la maggior parte del tempo e migliorare le proprie giornate al lavoro vuol dire migliorare la propria vita. Diventare più organizzati in ufficio permette di lavorare meglio (cioè in modo più efficiente e con meno stress), magari lavorare meno (cioè lavorando più focalizzati e in modo più produttivo), uscire a orari umani e avere il tempo e l’energia per dedicarsi anche alle altre cose importanti della vita, ognuno le sue: la famiglia, la palestra o un hobby.

Gli interventi in questo ambito si rivolgono principalmente a gruppi di persone che lavorano insieme e che hanno la necessità di migliorare sia l’organizzazione personale di ciascun lavoratore, sia il flusso di lavoro del gruppo.

L’organizzazione personale: accordare il proprio strumento

Prima di migliorare il flusso di lavoro è necessario che ogni membro della squadra migliori la sua organizzazione personale. Le aziende spendono molti soldi in consulenti di organizzazione aziendale ma dimenticano che l’azienda è formata da persone, il vero capitale di una società. Un gruppo di lavoro è come un’orchestra e prima di provare la sinfonia tutti insieme, è necessario che ogni musicista accordi il suo strumento e studi la sua parte.

Per questo, la prima parte degli interventi in azienda è di solito rivolta all’accordatura degli strumenti attraverso esercizi e giochi che permettano a tutte le persone di fare il punto sulla propria organizzazione personale e capire come ognuno può migliorare il suo approccio al lavoro e alla gestione delle sue attività. In questa prima fase vengono trattati temi legati all’organizzazione del proprio lavoro: la gestione del tempo, l’organizzazione dello spazio e degli archivi, passando dalla gestione delle mail e delle riunioni. Ogni partecipante analizza il proprio modo di lavorare, acquisisce delle tecniche per organizzarsi meglio e inizia a mettere in pratica e testare i suggerimenti che vengono proposti.

Il vantaggio della formazione di gruppo

La formazione di gruppo ha il grande vantaggio di incentivare la condivisione e lo scambio tra i partecipanti: la criticità espressa da uno, può rivelarsi la criticità di molti e, insieme, si affrontano situazioni che vengono date per scontate o non vengono proprio prese in considerazione. Questo tipo di formazione, oltre ad essere molto utile per i temi trattati, diventa molto interessante per confrontarsi con i colleghi non solo da un punto di vista professionale, ma anche umano, aspetto che, molte volte, nella frenesia delle giornate caotiche, non si ha il tempo di valorizzare.

Normalmente i percorsi in azienda si articolano in diversi incontri e questo permette ai partecipanti di assimilare i concetti, mettere in pratica i suggerimenti e arrivare all’incontro successivo con domande e dubbi. All’incontro successivo si fa una verifica dell’argomento precedente in modo da fare un passo in avanti tutti insieme. Questa formula risulta particolarmente efficace perché si dà il tempo alle persone di accorgersi delle cose e provare a mettere in atto qualche cambiamento. Come si organizzano il tempo, lo spazio e la propria giornata lavorativa è frutto di abitudini: se si vuole migliorare la propria giornata si devono cambiare delle abitudini e per farlo serve tempo.

Suonare in un’orchestra

Dopo una prima fase più focalizzata sull’organizzazione personale, si passa a migliorare il flusso di lavoro del gruppo. Ora che gli strumenti sono tutti accordati, è arrivato il momento di farli suonare tutti assieme per creare una melodia armoniosa.

Molti temi e molte criticità di solito emergono già durante i primi incontri e da questi si riesce a capire già quali aspetti saranno da affrontare negli incontri successivi. Difficilmente i professional organizer arriveranno in azienda con già tutte le risposte, ma sicuramente faranno le domande giuste: quelle che servono al gruppo per far emergere le criticità e per spronarlo a proporre soluzioni.

Come P.O. non ci occupiamo di modificare i processi aziendali, anche se alla fine il risultato degli interventi in azienda è una migliore organizzazione aziendale nel suo insieme. Questo succede perché dal confronto di problematiche e di proposte, è il gruppo stesso che prende la decisione migliore per essere più efficiente e sprecare meno tempo ed energia. Le nuove regole che si dà il gruppo sono regole condivise e che nascono dal basso, dalle vere esigenze che sono emerse durante gli incontri e sono applicate a piccoli passi in un’ottica di miglioramento continuo. Le soluzioni adottate quindi sono più facili da mantenere nel tempo perché nascono dall’accettazione e condivisione di tutti.

Chi commissiona il lavoro di solito è il direttore dell’orchestra che, dopo il percorso di formazione in azienda, può godere di musicisti che suonano strumenti meglio accordati e che diventano più bravi a suonare insieme.

Così il concerto sarà un successo!

di Alessandra Ziliotto e Paola Tursi

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