Cosa significa P.O. a servizio della ristorazione?

Il P.O. a servizio della ristorazione è un professionista che si rivolge a quelli che sono gli attori del mondo della ristorazione.

La mia scelta, in particolare, frutto soprattutto del mio percorso professionale, è stata quella di rivolgermi a una nicchia ben precisa, quella degli chef protagonisti del settore, che possono essere sia dipendenti, se lavorano per conto di una proprietà, ma anche imprenditori, se proprietari del ristorante in cui lavorano.

La figura del professional organizer in questo settore non scende in campo per organizzare cucina e spazi, spesso organizzati e ordinati in maniera impeccabile, ma per fornire supporto al lavoro di questi professionisti. L’utilizzo di sistemi organizzativi personalizzati e l’insegnamento di abilità di organizzazione li aiuta a prendere il controllo della risorsa esauribile per loro più preziosa: il tempo. In ambito lavorativo, prima di tutto, con conseguenti benefici anche per quello personale, in ottica del raggiungimento di un equilibrio tra vita privata e vita professionale.

 

 

Le principali difficoltà organizzative del settore

Le difficoltà riscontrate in questo settore riguardano diversi aspetti che rientrano nell’ambito della gestione del tempo. Sono tre le principali che si ripresentano nel lavoro di questi professionisti, più una che riguarda il tema della consapevolezza.

Ciò che ho notato prima di qualsiasi altra difficoltà sul piano organizzativo è la mancanza di consapevolezza del proprio cronotipo da parte di professionisti che, per natura stessa del loro lavoro, non hanno orari comuni e il cui tempo destinato alle attività non operative e fuori dalla cucina dipende dagli orari di apertura e dal flusso di clientela del locale. La conoscenza del proprio cronotipo, cioè il pattern biologico che influenza il modo di affrontare le diverse ore della giornata, è il punto di partenza. Questa consapevolezza è importante per poter pianificare al meglio le attività, lavorative e non, durante la giornata, dare loro una priorità oltre a poter realizzare un model calendar: un template di calendario ideale che presenta una suddivisione delle attività nei diversi momenti delle giornate, che possa essere una traccia per le settimane più convenzionali, che non prevedono cioè trasferte o eventi.

• Il calendario

La prima difficoltà riscontrata riguarda quello che definirei lo strumento principale dell’organizzazione giornaliera: il calendario. Spesso utilizzato in modo improprio, ad esempio come il luogo in cui appuntare le cose da fare, e non in maniera quotidiana e sistematica, diventa presto inaffidabile e incapace di scandire la loro giornata.

Il calendario deve essere utilizzato per inserire solo quelle attività che hanno uno specifico riferimento temporale. Qui, appuntamenti, promemoria con una precisa data e scadenze, trovano la loro casa. Indipendentemente dal supporto digitale o cartaceo che si sceglie di utilizzare, il calendario dà ritmo alle giornate e proprio per questo deve essere affidabile, quindi a portata di mano per essere sempre aggiornato. Soprattutto per gli chef imprenditori o per coloro che hanno impegni come chef al di fuori della cucina del loro ristorante (masterclass, workshop, formazione ed eventi) il supporto digitale può essere la strada migliore da perseguire perché ovunque ci si trovi lo si ha disponibile, a differenza di quello cartaceo che può essere lasciato in un luogo fisso, e perché permette la realizzazione di diversi calendari condivisi con soci e collaboratori.

• Le liste

Dopo il calendario troviamo le liste, la cui funzione viene spesso confusa con quella del primo strumento o addirittura ignorata in un lavoro che, come ovviamente anche altri, può solo che beneficiare dell’inserimento di liste operative e di consultazione, come le check list, da organizzare in categorie e contesti personalizzabili a seconda delle esigenze.

Le liste sono strumenti fondamentali per l’organizzazione perché permettono di liberare la mente, di dare priorità alle diverse cose da fare, di non dimenticare le cose fissandole su un supporto esterno, di fare ordine e mettere a fuoco le attività da svolgere, infine di gestire al meglio l’imprevisto. La loro potenza è ancora maggiore quando gli chef sono anche imprenditori e hanno diversi progetti all’attivo. Ancora una volta, se si parla di organizzazione del lavoro personale del singolo professionista, il digitale risulta congeniale. Strumenti come Promemoria, app integrata nel sistema operativo iOS, permettono di aggiungere voci alle liste utilizzando il comando vocale, utilissimo in cucina, quando si sta facendo altro.

• La delega

Un altro strumento importante per ridurre lo stress in ambito lavorativo che rappresenta per gli chef spesso una difficoltà è il processo di delega che può essere funzionale al fine di guadagnare tempo da destinare a ricerca, creatività e, perché no, tempo per sé.

Il processo di delega permette, inoltre, di aumentare la quantità e la qualità del lavoro svolto, di sfruttare a pieno il potenziale personale come imprenditore passando da un profilo operativo a un profilo manageriale, e, infine, rappresenta un investimento sui propri collaboratori e sul loro potenziale umano.

L’attivazione di un processo di delega implica però tre elementi imprescindibili: consapevolezza su cosa si può e si vuole delegare, fiducia nella persona alla quale si vuole delegare una determinata attività e la determinazione ad accettare che quella attività verrà “lasciata andare” e sarà qualcun’altro a svolgerla.

 

Il supporto del P.O. per gli chef

Il professional organizer a servizio della ristorazione e a fianco degli chef ha l’obiettivo di far in modo che l’organizzazione, per questi professionisti, diventi uno strumento di uso quotidiano per la gestione del tempo e del team, che faciliti la loro vita professionale e personale, permettendo un equilibrio tra le due. Questo obiettivo viene raggiunto attraverso un percorso di consulenza personalizzato e/o un supporto operativo continuativo, con la delega di alcune attività.

 

Maria Vittoria Caporale

Associato Junior n. 261