Uno degli aspetti che amo di più del mio lavoro di professional organizer è la formazione: arricchire le proprie conoscenze tramite letture o webinar è un dovere molto piacevole.

“Detto fatto!” di David Allen è tra i libri fondanti del mio modo di lavorare come P.O. Ho sentito parlare per la prima volta del metodo Gtd proprio durante il corso di formazione per diventare professional organizer: “difficilissimo!” “Per capirlo veramente va applicato”, “è fantastico!” Sono solo alcuni dei commenti che mi hanno portata a leggerlo.

Mi piacciono le sfide e i metodi scientifici di approccio alla vita: “Gtd, non ti temo!”

Da allora è diventato uno dei miei libri professionali preferiti, nonché quello più consultato. Gtd è l’acronimo di “Getting Things Done”, il titolo originale, che è stato tradotto in italiano con “Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose”.

 

Perché mi è piaciuto questo libro

Si tratta di un vero e proprio manuale che porta a fare chiarezza con un metodo chirurgico per affrontare le “cose” (impegni, oggetti, cerchi aperti) grazie all’impostazione di un flusso di lavoro impeccabile, che consente gestire le attività con grande soddisfazione. Me ne sono letteralmente innamorata per la sua sofisticata semplicità, ovvero la capacità di identificare e analizzare passi che solitamente compiamo in modo inconscio e intuitivo al fine di poterli riprodurre in modo voluto e razionale quando necessario.

Il principio di fondo è stato per me illuminante: “qualsiasi attività in sospeso, che si tratti di lavoro o vita privata, ha la stessa importanza e lo stesso diritto di essere gestita e risolta. In buona sostanza, che si tratti di un grosso progetto di lavoro o semplicemente prenotare una visita medica avrà pari potere di interromperci quando meno opportuno.”

Sottolineo questo concetto perché l’ambito in cui opero maggiormente come professional organizer è la conciliazione tra vita privata e lavoro: so, perché l’ho provato sulla mia pelle, che il lavoro non può fiorire appieno se non si può contare su una casa e una vita ben oleate e scorrevoli, e viceversa, la soddisfazione personale non è completa se il lavoro è continua fonte di stress e frustrazioni.

Leggere e fare miei i principi di questo libro è stato un grande arricchimento: lo uso in prima persona e con i clienti, anche se, essendo un po’ tecnico e non di immediata assimilazione, va introdotto a piccole dosi e sicuramente semplificato se i destinatari non sono degli addetti ai lavori.

 

La premessa

È grazie a questo libro che mi sono avvicinata all’approccio del fare senza sforzo. Siamo abituati a vivere con l’attenzione sul quanto fare, tralasciando spesso il come farlo e come arrivarci, spesso a spese del benessere fisico e mentale. A fronte di un investimento iniziale notevole (il titolo italiano è a mio avviso fuorviante, “Detto, fatto!” ha insita una componente di facilità e velocità che non è propria del metodo, che richiede al contrario molta attenzione, dedizione e pazienza) si è in grado di impostare un flusso di lavoro davvero soddisfacente e sostenibile nel tempo, che non solo ci aiuta a gestire quanto si ha sul piatto, ma che favorisce la realizzazione di progetti futuri.

 

Da dove nasce il problema?

Il nostro millennio è caratterizzato da un grave paradosso: la qualità della vita è migliorata ma è aumentato lo stress perché le persone si impongono di fare molto di più di quello che sono realmente in grado di portare a termine. Molto dipende dall’evoluzione del lavoro in knowledge work: i risultati del nostro operato sono spesso intangibili, così come i confini dei nostri obiettivi e progetti. La tecnologia ha sicuramente amplificato questo problema, mettendo a disposizione una marea di informazioni, da un lato, e un infinito spazio virtuale, dall’altro. Il bisogno di arginare questa mole indefinita di input è il terreno fertile su cui è nata la necessità di assumere il controllo delle proprie esistenze, salvaguardando il proprio benessere, che costituisce la chiave di questo manuale.

 

Il metodo

Per contrastare questa sensazione di incompiutezza e di non controllo Allen ha ideato un metodo che permette di avere un quadro completo degli obiettivi (lavorativi o personali) senza tralasciare i dettagli e gli spunti che man mano si presentano per i progetti futuri. Secondo lui il vero problema non è la mancanza di tempo, ma la mancanza di chiarezza.

Questo libro è proprio volto a descrivere con precisione chirurgica (prima dal punto di vista teorico, poi da quello pratico) modelli e strumenti che consentono una padronanza rilassata di quello che avviene nelle nostre vite. La bellezza di questi spunti sta nel fatto che sono tutte competenze che gli esseri umani già possiedono, si tratta solo di prenderne consapevolezza e usarli con disciplina.

Una caratteristica che amo molto di questo libro è la capacità di integrare armoniosamente testa e cuore: da un lato impostare un flusso di lavoro efficace necessita di logica e razionalità, dall’altro, una volta integrate nella quotidianità, queste pratiche consentono di prendere le decisioni con lucidità secondo il criterio più importante: ascoltando le nostre emozioni e i nostri desideri più profondi.

Avere il volante delle proprie vite e organizzare il lavoro prevedibile con metodo consente infatti di entrare in uno stato di benessere e padronanza che Allen chiama mente come l’acqua, una metafora presa dal judo che ben interpreta la capacità di affrontare qualsiasi imprevisto ci si presenti con calma e flessibilità, stando nel presente, proprio come l’acqua che scorre in un torrente.

Adoro questo manuale, perché ogni volta che lo sfoglio imparo qualcosa di nuovo e intravedo la possibilità di approfondire il metodo ad un livello più dettagliato. Non è un libro ma un compagno di viaggio, per me, esploratrice nata, è la Lonely Planet dell’organizzazione personale.

“Cominciate col fare ciò che è necessario, poi ciò che è possibile. E all’improvviso vi sorprenderete a fare l’impossibile.” San Francesco D’Assisi

Cristina Casula

www.cristinacasula.com