Oddio no! Un’altra riunione! E’ questa spesso la nostra la prima reazione quando ci arriva l’invito all’ennesima riunione. Chi vive in una realtà aziendale lo sa bene, ci sono troppe riunioni, troppo lunghe, troppo noiose e molto spesso inutili.

Ma per chi lavora in un’azienda, grande o piccola che sia, o per chi è libero professionista le riunioni sono il modo istituzionale di scambiarsi idee, informazioni e di prendere decisioni. Sono una mobilitazione di energie, dirette a un obiettivo comune condiviso e dichiarato e non se ne può fare a meno.

Possiamo provare a farle bene allora, perché possono essere utili, proficue e anche divertenti.

Una prima considerazione di carattere economico: una riunione “costa”. Se, per puro esempio, prendiamo come paga media oraria di un partecipante 50 € all’ora, ecco che una riunione di un’oretta che conta 10 persone costa almeno 500€. Se per caso queste persone sono dirigenti o professionisti di alto livello un’ora di riunione arriva facilmente a costare 5.000€. In tempi come i nostri meglio stare attenti quindi, perché le riunioni sono uno strumento costoso per raggiungere degli obiettivi. Magari non siamo top manager, ma anche il nostro tempo è denaro. (qui potete calcolare quanto costa la vostra riunione).

E poi una seconda di tipo psicofisico: le riunioni lunghe stancano e annoiano e quelle inutili innervosiscono e creano un clima di negatività, passività, sfiducia. Non ne abbiamo bisogno. Incoraggiamo e adottiamo noi stessi un linguaggio vivo (no alle messe cantate!), alleggeriamo con qualche battuta e, pietà, un po’ di fantasia se dobbiamo “dare i numeri”. Ormai possiamo chiedere a tutti (vabbè al capo no, però potrebbe dare lui il buon esempio!) di silenziare o spegnere i cellulari, sì ho detto spegnere i cellulari. Per un’ora non muore nessuno, saremo tutti più focalizzati e finiremo molto prima.

Infine una terza di tipo strategico: è fondamentale stabilire gli obiettivi della riunione (è incredibile il numero di meeting cui ho partecipato che non avevano un obiettivo chiaro) e affidare la sua conduzione ad un leader. Sarà lui o lei che, come un direttore d’orchestra, darà il giusto tempo a tutti, frenando i prolissi (una male nazionale, abbiamo tutti bisogno di imparare ad essere più asciutti) arginando i “fuori tema” (c’è ancora chi pensa che le riunioni siano il posto dove raccontare i fatti propri aprendo lunghe e interminabili parentesi), incoraggiando i timidi e facendo rispettare la puntualità di inizio e fine riunione. Non dimentichiamoci di predisporre un setting comodo e confortevole che preveda tutta l’apparecchiatura tecnica necessaria e anche stabilire in anticipo chi terrà le minute del meeting in modo da avere un report di quanto è stato detto e deciso a fine riunione.

Piccolo consiglio enogastronomico anzi solo gastronomico: Se possibile no ai “lunch meeting” in cui spesso il cibo è di pessima qualità e la cattiva digestione non aiuta ad essere creativi né tantomeno lucidi e brillanti. Se proprio non possiamo evitarlo almeno sforziamoci di trovare qualcosa di gustoso sano e digeribile.

Sono di moda le liste e allora ecco qui il decalogo della riunione efficace:

1. Stabilisci l’obiettivo e i partecipanti
2. Sii consapevole del costo e del tempo necessario
3. Incoraggia la puntualità
4. Pensa ad un posto confortevole e bene accessoriato
5. Manda con dovuto anticipo gli inviti con ordine del giorno e lista dei partecipanti
6. Scegli un leader che aiuti a restare sul tema e rispetti i tempi
7. Usa un linguaggio chiaro, sintetico e vivo
8. Fai in modo che ogni partecipante possa dare il suo contributo
9. Fai redigere un verbale
10. Tieni traccia dei passi conseguenti a quanto deciso.

Forse non siamo ancora pronti per la meditazione pre-riunione (ma quanto sarebbe bello) o per gli “walking meeting” che stanno cominciando a sperimentare gli americani come nuovo modo di confrontarsi, ma nel frattempo proviamo a vedere se questi semplici suggerimenti ci aiutano a migliorare.

Buona riunione a tutti!

Anna Fais
annafais@fastwebnet.it