Questo è il racconto del III Convegno nazionale APOI da una prospettiva particolare, quella di una persona che ha sempre guardato con curiosità al lavoro del professional organizer, e che ha avuto la preziosa opportunità di contribuire alla realizzazione dell’evento da “dietro le quinte”.

Mi chiamo Giulia e, con un gioco di parole che mi perdonerete, potrei dire di essere una di voi perché organizzo per professione: nel mio caso si tratta di eventi di formazione, come conferenze e corsi. Non lo faccio da sola ma con la società Apropos Srl, e un ottimo team di persone con cui condivido la passione per creare occasioni di incontro, scambio e condivisione.

Quando la consigliera e segretaria di APOI Chiara Battaglioni mi ha proposto di lavorare insieme, ne sono stata entusiasta. Conoscevo Chiara e il suo lavoro, e lei aveva conosciuto il mio partecipando ad un altro evento organizzato da Apropos.

 

LA CO-PROGETTAZIONE DELL’EVENTO

La prima fase della nostra collaborazione è stata dedicata a progettare insieme l’evento.

La decisione più difficile, quella di realizzare il Convegno nazionale APOI solo online, era già stata presa. Il nostro obiettivo è stato quello di proporre un evento che fosse davvero una occasione concreta di incontro, di scambio, di dialogo: nonostante le difficoltà intrinseche del periodo e superando le difficoltà tecniche e logistiche.

La piattaforma Hopin (su cui Apropos organizza eventi fin dall’inizio del 2020) è stata la chiave per raggiungere questo obiettivo, perché permette a chi partecipa online di interagire attivamente sia tramite la chat che in video conferenza. E non solo questo.

L’esigenza organizzativa emersa fin da subito era quella di poter alternare dei momenti in plenaria, con le persone a fare da spettatrici e casomai interagire in chat, ad altri momenti di partecipazione attiva.

Così abbiamo fatto, attivando diverse “stanze” contemporanee a cui le persone hanno potuto collegarsi con audio e video per partecipare ai momenti di formazione e poi a quelli di discussione.

 

LA REALIZZAZIONE

Si passa all’azione, una volta chiarite le idee e impostati gli obiettivi.

Abbiamo, sempre in concerto, definito la scaletta, fatto quadrare ogni aspetto, definito e realizzato i materiali utili per la grafica e la regia video.

E ancora, abbiamo fatto delle prove con tutte le persone coinvolte, per mettere tutte a proprio agio e minimizzare i rischi di inconvenienti tecnici dell’ultimo minuto.

E il 5 e 6 Novembre 2021 il Convegno nazionale APOI è andato in scena, finalmente!

È andato tutto perfettamente? Naturalmente no, ci sono stati inconvenienti tecnici per alcune persone che non riuscivano a collegarsi alle stanze: non ci era stato possibile testare tutto prima dell’apertura dell’evento, e come sappiamo bene ogni computer personale nasconde qualche capriccio e qualche impostazione misteriosa che all’ultimo momento blocca il microfono o la webcam. Ma abbiamo trovato soluzioni per tutto o quasi!

 

UN PO’ DI NUMERI

Le uniche foto che possiamo scattare di un evento online sono quelle dei numeri, e allora ecco qualche dato:

• Si sono registrate all’evento 63 persone.
• Il maggior numero di persone connesse contemporaneamente è stato di 54: la partecipazione comunque è stata sempre piuttosto omogenea durante tutti i due giorni, con dei cali solo durante l’ora di pausa pranzo.
• Il tempo medio di connessione all’evento è stato di 12 ore e mezza, sulle circa 13 ore totali di evento (considerando le pause).
• I messaggi scambiati in chat sono stati tantissimi: 393 nella chat del palco, 771 nella chat generale, 729 tra le varie stanze/tavoli di lavoro.

 

NON TUTTO IL MALE…

Sono certa che la scelta di realizzare questo evento APOI solo online sia stata sofferta, obbligata. Aver realizzato insieme un evento che non ha fatto rimpiangere quelli in presenza (o almeno, non troppo!) è una soddisfazione importante.

All’inizio del 2020, quando come Apropos abbiamo dovuto portare tutti i nostri numerosi eventi online, si è trattato di una scelta necessaria, fatta rincorrendo una situazione incerta e continuamente sfuggevole. Oggi però, riconosco che questa accelerazione obbligata ci ha portato nuove consapevolezze e soprattutto nuovi strumenti, e gli eventi online sono sempre più un’opzione concreta e un’opportunità interessante.

Possiamo allargare il nostro sguardo a nuove Prospettive, proprio come suggeriva il titolo di questo Convegno nazionale APOI.

 

 

Un grazie da parte di tutto il team Apropos alle persone che hanno collaborato alla realizzazione e partecipato a questo evento!

Giulia Tosato – https://www.linkedin.com/in/giuliatosato/

Apropos Srl – https://www.apropos.srl/