Non manca molto alla fine dell’anno e così come ci sono persone con la passione per i preparativi del Natale, ci sono alcuni di noi che hanno una attenzione particolare per le agende e la cancelleria e in questo periodo dell’anno sono in fermento per scegliere la nuova agenda che li accompagnerà durante tutto il prossimo anno.

Non è cosa da poco decidere la nostra compagna di viaggio! Deve essere bella, affidabile, non invadente… sembra quasi che stiamo parlando di un compagno di vita.

L’agenda non è uno strumento che utilizzano tutti ma è uno strumento molto utile che noi professional organizer consigliamo spesso perché aiuta a prendere consapevolezza del proprio tempo e quindi a organizzarlo e gestirlo nel migliore dei modi.

Ognuno di noi potrebbe aver bisogno di un’agenda!

Soprattutto quando gli impegni personali, familiari e lavorativi iniziano ad accavallarsi e la memora ad affaticarsi è bene affidarsi alla scrittura.

A cosa serve l’agenda?

L’agènda [dal lat. agenda, gerundivo neutro pl. di agĕre «fare»; propr. «cose da fare» Treccani] è lo strumento per scrivere le cose da fare, come da dizionario, ed è bene tenere a mente questa definizione. Come tutte le cose, se non viene utilizzata nel modo giusto sarà soltanto uno strumento inefficace.

L’agenda è strettamente legata al tempo e si usa per segnare gli appuntamenti e le cose da fare in uno specifico momento.

È molto utile per

• alleggerire la mente, scrivere permette di non dover tenere a memoria e liberare un po’ di spazio nel cervello;
• per pianificare e organizzare il tempo (giornate, settimane, mesi, anni);
• in fase “avanzata” può essere usata anche per registrare le cose accadute in un determinato giorno (telefonate ricevute, eventi particolari, documenti importanti ricevuti…)
• gratificazione personale: vogliamo parlare di quanta soddisfazione dà spuntare una lista di cose fatte?
• in alcuni casi può essere utile anche per monitorare i progressi o contenere ricordi (ad esempio se si usa un bullet journal)

Come scegliamo l’agenda?

Il problema si pone quando però dobbiamo scegliere l’agenda.

Ci sono due categorie fondamentali: agende elettroniche e agende cartacee.

Le prime, le agende elettroniche, sono quelle che usiamo normalmente nei computer, tablet o smartphone: sono delle agende/calendari che permettono di segnare appuntamenti e cose da fare e possono essere visualizzate in maniera differente a seconda delle esigenze: giornaliera, settimanale, mensile, annuale. Questa è la loro bellezza: sono flessibili, modificabili senza sbavature, tascabili (abbiamo sempre con noi il telefono…) e soprattutto condivisibili.

Se hai l’esigenza di condividere un calendario con un familiare o con i colleghi questa è una soluzione comodissima: tutti vedranno in ogni momento appuntamenti, scadenze e cose da fare in un determinato tempo consultando l’agenda elettronica.

Quando è utile: quando si lavora in squadra, sia essa una famiglia o un team di lavoro, quando si viaggia molto e non ci si porta via zaino o borsa.

Alcuni esempi: Google Calendar, Ical (per IOS), Outlook Calendar

Se parliamo invece di agende cartacee si apre un universo.

La funzione è sempre la stessa: segnare le cose da fare in un determinato tempo ma possiamo scegliere tra millemila opzioni a seconda delle nostre esigenze e della nostra personalità.

 

Le varianti principali delle agende cartacee:

Rilegatura: cucita come un libro, ad anelli, a spirale, a punto metallico

Per quanto riguarda questa variante si sceglie in base a come la si utilizza e a cosa piace di più.

Io amo quelle cucite come i libri per il semplice fatto che anelli e spirali mi danno fastidio quando scrivo anche se sono molto più comode per togliere o mettere fogli o semplicemente girare la copertina.

Tipologia: mensile, settimanale, giornaliera oppure l’attualissimo bullet journal

Si sceglie il tipo di agenda a seconda della funzione che dovrà avere:

• Per avere una visione generale del mese (ad esempio calendari editoriali, gestione familiare…)
• Per avere una visione della settimana e valutare il carico di impegni (le tradizionali agende di lavoro)
• Per entrare nel dettaglio di ogni singolo giorno (agende personali) quando la gestione del tempo diventa complessa o ci sono esigenze personali che lo richiedono (uso di liste giornaliere, necessità di prendere appunti…)
• Quando volete dare sfogo alla vostra creatività e personalizzare il vostro strumento di gestione del tempo optate per il bullet journal oppure per un’agenda semplice con le date prestampate (forse più comoda…) che possiate colorare e decorare a piacere.

Dimensioni: piccole (A6 e simili), medie (A5 e simili), grandi (A4 e simili), planner (ad esempio quelli da scrivania o da parete ma qui entriamo nella variante “calendario”)

Per scegliere la dimensione dovete valutare se avete l’esigenza di portarla sempre con voi oppure se avete l’abitudine di tenerla sulla scrivania.

Come si usa

La regola di base è quella della definizione: segnare le cose da fare in un preciso tempo.

Stabilite prima a cosa vi serve e come la usate, poche regole semplici ad esempio:

• nell’agenda scrivo tutti gli appuntamenti che ho nella giornata
• nell’agenda scrivo le cose che devo fare in quel giorno
• uso questi codici di colori per differenziare gli appuntamenti di lavoro (rosso), personali (blu), familiari (verde)

Familiare, personale, professionale o tutto in uno?

Io sono orientata per mettere tutto in un’unica agenda usando codici di colore diversi, per il semplice motivo che ho bisogno di un unico strumento affidabile per la gestione del mio tempo. Se però avete un tempo di lavoro ben definito (ad esempio siete lavoratori dipendenti) forse vi tornerà utile avere due agende diverse anche per separare gli ambiti della vita.

Il mio consiglio è quello di renderla il più possibile uno strumento affidabile: una volta definito l’uso che ne volete fare attenetevi alle regole che avete stabilito, scrivete tutto e sempre nello stesso strumento imparando a fidarvi e liberare la mente.

 

Francesca Covolan

Attimamente