Hai mai provato l’esperienza di farti confezionare un abito su misura? Si prendono le misure, si seleziona la stoffa, poi si fa la prova dell’abito imbastito e infine si arriva al risultato finale: un abito che è unico, come lo volevi. E che ti calza a pennello.

Un professional organizer quando ti aiuta trovare l’organizzazione giusta per te è un po’ come un sarto che ti crea un abito sartoriale: prende le misure di te, del tuo ambiente, delle tue abitudini, delle tue esigenze e preferenze, sceglie le strategie e gli strumenti più giusti per te e te li propone, ti accompagna nel testare i nuovi comportamenti, e infine giunge con te alla soddisfazione finale: un sistema organizzativo che è personalizzato e quindi adatto a te e alle tue necessità.

 

L’organizzazione cucita addosso

Per realizzare questo tipo di percorso, ai P.O. è certamente richiesta una grande capacità di osservazione e di ascolto del cliente, ma anche una buona conoscenza degli strumenti e delle tecniche a disposizione, proprio per essere in grado di indirizzare il cliente verso la scelta migliore a seconda delle necessità che ha espresso.

Un buon P.O. non è quello che applica lo stesso metodo o consiglia l’utilizzo dello stesso strumento indistintamente, ad ogni cliente che si trova davanti. Al contrario, sa individuare e riconoscere le condizioni più adatte per consigliare uno strumento piuttosto che un altro.

Facciamo ora un esempio, prendendo in considerazione due strumenti che si utilizzano per l’organizzazione personale: l’agenda e il bullet journal. In quali casi un P.O. suggerirà l’uno invece dell’altro?

Il tempo è uguale per tutti, ma gli strumenti per organizzarlo no

L’agenda è forse il primo strumento a cui si pensa quando si tratta di organizzare le proprie giornate. Anche se non è l’unico strumento necessario, è certamente importante!

Sarà opportuno certo fare anche la scelta giusta sul tipo di agenda e sulle sue caratteristiche, perché le possibilità sono molteplici e bisogna considerare diversi aspetti: con che struttura, settimanale o giornaliera? Rilegata o ad anelli? Di che dimensioni? Con elastico o senza? Con scomparto per la penna o no? Oppure è meglio una App da usare nel cellulare e magari anche nel PC?

Tutte queste valutazioni vanno fatte con il cliente per seguire le sue preferenze e allo stesso tempo soddisfare le sue richieste.

Il bullet journal (che traduco liberamente in “diario a elenco puntato”) è un quaderno nel quale creare elenchi, tabelle, calendari, e tutto quello che serve per formare da zero una sorta di propria agenda, con diverse funzioni. Si può tenere traccia di qualche attività nel corso del tempo, organizzare le proprie cose da fare mensili e quotidiane, e mettere nero su bianco i propri progetti.

Il modo in cui strutturare il proprio bullet journal è molto libero, ma vi è un vero e proprio metodo che prevede una diversa classificazione di attività, eventi, note, e anche un sistema per scriverle e programmarle. Si può usare sia in ambito personale che lavorativo. E’ certamente uno strumento molto ricco ma complesso, perché richiede una buona dose di impegno per la creazione periodica e anche una buona costanza di utilizzo e compilazione.

Il creatore di questo metodo è Ryder Carroll, un digital product designer di New York che, dopo aver ricevuto in giovane età una diagnosi di disturbo di deficit di attenzione e di iperattività (ADHD) e aver sperimentato diversi modi e strumenti per organizzare il suo tempo, quando era al college ha creato questo sistema di organizzazione personale, che rispondesse alle sue specifiche esigenze e caratteristiche. Dal 2013 questo suo metodo si è diffuso in tutto il mondo (fonte Wikipedia) link su Wikipedia

Se vuoi saperne di più puoi:

• leggere il libro di Ryder Carroll: Il metodo Bullet Journal. Tieni traccia del passato, ordina il presente, progetta il futuro. (Ed. Mondadori)
• visitare il sito ufficiale inglese
• visitare il sito in italiano
• scaricare l’App

oltre che trovare innumerevoli libri, articoli in internet, video su Youtube (esiste anche un canale specifico) e pagine social su questo tema.

C’è anche un TEDxTalk di Ryder Carroll (in inglese) che si intitola: “How to declutter your mind: keep a journal” (Come svuotare la tua mente: tieni un diario).

 

A ciascuno il suo strumento

Sembra evidente quindi che vi siano molte differenze tra una agenda e un bullet journal. Ma nessuno dei due strumenti è migliore dell’altro. Si tratta di riflettere su cosa è più adatto a seconda della situazione.
Se una persona ha una vita molto impegnata, ha l’esigenza di uno strumento già pronto, pratico, facile e veloce da usare, certamente si troverà meglio con una agenda, magari addirittura in formato digitale.

A qualcuno, per esempio, non piace scrivere a mano, oppure non sopporta la propria scrittura, quindi scrivere il meno possibile o digitare sono le scelte preferite.

D’altra parte, per chi sente la necessità di raccogliere in un unico strumento tutto quello che riguarda attività, idee, progetti e liste, il bullet journal può essere uno strumento estremamente efficace.

Certamente è più adatto a chi piace scrivere a mano, e può dedicare del tempo a tavolino per la propria organizzazione e pianificazione. Inoltre, poiché il bullet journal permette una grandissima personalizzazione in termini grafici e di composizione, può offrire la possibilità ai più creativi (e gli appassionati di cancelleria!) di esprimersi liberamente con scritte, colori e decorazioni.

Ma attenzione: come dico sempre “nessuno strumento sostituisce il comportamento”. Quindi anche avendo la migliore agenda, o il bullet journal più colorato, quello che poi funziona e che ci rende soddisfatti è farne un uso corretto e costante.

La figura del P.O. è di grande aiuto, infatti, non solo in ambito operativo per la scelta degli strumenti, ma ancor prima per compiere un percorso di creazione di abitudini funzionali e per acquisire le abilità organizzative che servono.

 

 

Sara Bettella

www.sarabettella.it

 

 

 

Foto di Jess Bailey Designs da Pexels